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小议电子商务下的电子原始凭证

来源:江苏自考网 发表时间:2018-05-24   【 【江苏自考网:江苏自考考试门户网】


在传统的会计信息系统中,原始凭证主要表现为在经济业务活动过程中产生的纸介质原始单据,经过经办人员签字、盖章后作为正式原始会计凭证进入会计信息系统。会计人员按照会计制度的有关规定确认审核后,据此填制记账凭证。至此,作为会计信息系统的输入数据正式产生。经过签字、盖章的原始凭证可以证明业务已经发生,可以明确业务发生过程中的责任人,具有法律效力。
在目前的技术条件和电子商务环境下,原始凭证不再只以纸张作为记录的载体,还可记录在计算机系统中的磁介质或光介质上,极大地改变了原始凭证的传递和存在方式。所以我们有必要结合电子原始凭证的特点,对会计信息输入系统受到的影响作一粗浅的探讨。
一、电子原始凭证的特点
电子原始凭证本质上跟传统的纸质原始凭证没有两样,都是在社会经济活动中为证明经济业务发生及其相关责任人承担责任而直接形成和使用的,具有规范形式和法定效用的信息记录。但由于载体的差异,与纸质原始凭证相比,电子原始凭证具有以下特点:
1.无形性。电子原始凭证实质上是计算机存储介质中的一组电子信息,是无形物。电子原始凭证的生成,必须借助一定的计算机设备才能完成,而不像纸质原始凭证那样由人工直接书写或打印完成;电子原始凭证的阅读也必须借助一定的计算机设备从存储器中调阅;电子原始凭证的传输通过网络通信设备以信息流形式完成;电子原始凭证的保存一般也采用磁介质或光介质形式而不是书面打印形式。
2.内容与载体相分离性。电子原始凭证的存放载体不是固定不变的,它可以存放在磁介质的磁盘上,也可以存放在光介质的光盘上,还可以存放在电子介质的USB电子硬盘上。同时,它可以通过网络在不同计算机之间传递,也可以在不同介质载体之间相互复制,而信息内容不发生任何变化。
3.不稳定性。传统的纸质原始凭证一旦形成,其形态和内容不再发生变化,除非遭受不可抗拒的灾害事故,在会计档案保管期限内其有形物质及其内容的稳定性是有保障的。电子原始凭证及其载体除在遭受不可抗拒的灾害事故时易损坏外,几乎还时刻面临着计算机硬件设备故障、通信线路故障、误操作故障以及黑客攻击、计算机病毒感染等方面的威胁,所以具有极大的不稳定性。
4.易篡改性。传统的纸质原始凭证一旦生成,具有不可改动性,若有改动,也容易留下痕迹。例如,对部分允许修改的会计资料,会计法规严格规定了修改的方法、要求,如采用划线更正法,并留下修改人签字、盖章等。电子原始凭证是以磁介质或光介质作为信息载体的,对其进行增加、删除、修改时不可能在磁介质或光介质上留下痕迹。
5.技术性。电子原始凭证的生成、确认、传递、存储,以及其可靠性、安全性、完整性和可验证性等,都是建立在一系列的高技术之上的,这些特点决定了对电子原始凭证的处理和加工与对纸质原始凭证的处理和加工具有很大差异,这给传统的会计信息输入系统带来不小的冲击。
二、电子原始凭证对会计信息系统的影响
电子商务的发展促进了电子数据的广泛使用,在企业管理中,人们希望通过电子合同来保证网络交易的安全和快捷,以提高生产效率。同样地,对于企业来说,人们希望能够充分合理地利用电子原始凭证的易传递、易复制性为会计信息系统带来高效率。从收到原始凭证到原始凭证变成会计信息进入会计信息系统,要经过“审核—编制分录—录入”的过程,在使用电子原始凭证的情况下,我们必须利用其特点,将会计知识与计算机技术相结合,改进传统会计方法,同时进一步规范电子原始凭证的内容,使其标准化,这样可以利用计算机高效、迅速地完成这些过程,以提高会计信息的收集速度,使其相关性、及时性、准确性都得到增强。
1.凭证审核方式的改变。对凭证的审核包括对凭证经济内容和凭证生效要素的审核。无论何种介质,对凭证经济内容的审核都是重点,并且审核方法都是相同的。而对凭证生效要素,即凭证的完整性和不可抵赖性的审核,由于介质不同,做法也完全不同。完整性审核是对凭证内容是否在传递过程中发生变化进行审核,以保证收到的凭证内容与发出时的凭证内容保持一致。不可抵赖性审核就是对发送方的身份进行审核,确认凭证是由发送方发出的。通过这两项审核,可以保证凭证是发送方发出的真实意愿。
传统的纸质原始凭证通常为特制的发票,有水纹、密押等防伪措施。对它的完整性审核主要是看凭证是否真实,凭证上是否存在涂改痕迹,涂改的地方是否有涂改人的签字、盖章,大小写金额是否相符,金额的书写是否规范等等。对它的不可抵赖性审核主要是鉴别单位印章是否真实。由于纸质原始凭证的防伪特征很容易被模仿,假凭证、假发票、假印章可轻易获得,涂改添加的手段也越来越高明,这要求会计人员应具有一定的防伪能力。但会计法规无法对会计人员的防伪能力进行量化,不能说明会计人员应识别出哪些假凭证,也就无法对会计人员应承担的责任进行具体规定,所以对纸质原始凭证的审核具有一定的风险,其审核的可靠性取决于会计人员的防伪能力、责任心甚至道德水平。
在使用电子原始凭证的情况下,由于电子原始凭证的内容与载体相分离和易篡改性特征,不可能像对纸质原始凭证那样对载体进行审核,所以主要通过技术手段来保证凭证两项生效要素的真实性,通常把这一系列技术手段称为电子签名。
电子原始凭证进行电子签名的过程为:报文发送方用散列算法从报文中生成一个固定长度的报文摘要,用私有密钥对报文摘要进行加密后形成发送方数字签名并发送。所以收到电子原始凭证的企业应首先从认证中心取得发送方的公钥,再用它来解出报文摘要,同时对报文进行散列运算得到报文摘要,如果这两个报文摘要相同,就可以确认这个凭证是签名者发送的,并且凭证的内容保持了发送时的原始状态,没有被更改。这个审核过程可以由计算机自动完成,由于相关技术已经较为成熟,而且它采用的是第三方审核的方式,认证中心具有独立的经济、法律地位,所以这种审核方式比审核纸质原始凭证更为可靠和快捷。

2.凭证内容录入方式的改变。审核通过的凭证就可以录入会计信息系统,成为会计基础数据。将凭证内容录入会计信息系统的理想方式是,会计信息系统自动接收电子原始凭证中的内容,根据凭证内容自动加入便于深加工的标志,形成原始凭证库。只有自动接收和存储,才能发挥出电子原始凭证的易复制和易传递性的优势,提高会计工作效率。但在现实经济生活中,电子原始凭证只是作为纸质原始凭证的替代品,会计人员将收到的电子原始凭证打印下来,再像处理纸质原始凭证那样签字、盖章保存,再编制记账凭证,最后录入会计信息系统。
这种做法使电子原始凭证的优势基本没有发挥出来,也阻碍了会计工作效率的提高。这有两个客观原因:一是由于电子原始凭证不具有法律上的证明效力,必须以纸介质保存并签字、盖章;二是由于原始凭证开具的区域范围广泛,票据五花八门,内容格式各异,信息不标准,很难被会计信息系统自动接收,必须由会计人员加工和录入。
我国对电子数据(包括电子原始凭证)的法律地位的规定正在紧锣密鼓地进行中。今年6月《电子签名法(草案)》已正式提交人民代表大会审议。该法被认为是中国首部真正意义上的信息化法律,它确立了电子文件和电子签名的法律效力,为文件和重要信息的网络传输及保存提供了法律依据。其中对电子签名、数据电文的有效性作了原则性的规定,“安全的电子签名具有与手写签名或者盖章同等的效力”,满足特定要求的数据电文不仅可以“视为符合法律法规要求的书面形式”,还可以“视为满足法律法规规定的原件形式要求”,也可以“视为满足法律法规规定的文件保存要求”。电子签名的法律效力一旦确立,那么相应地,电子原始凭证、电子合同等电子文件的法律效力问题将会迎刃而解。
既然电子原始凭证的法律效力问题即将得到解决,那么剩下来的就是电子原始凭证内容标准化的问题了。电子原始凭证具有无形性、内容与载体相分离性等特点,这决定了对电子原始凭证的规范主要是对其内容的规范,标准化的内容可以任意变换载体,可以用任意符合标准的软件来读取内容。
由于原始凭证是对经济业务的反映和记录,所以对凭证的内容进行规范时,首先要对经济业务的内容要素进行分析。会计信息系统的REA建模方法认为,可将一项经济业务中的内容要素分为三种:资源、事件和参与者。它们是会计信息系统必须记录的资料,这三种内容要素的不同组合涵盖了企业的全部经济业务,这样就能通过对这三种内容要素的存储,来实现对经济业务的记录。可以据此加工出传统的财务报告信息,还可以提供用于管理目的的非财务信息。资源是指企业拥有并能控制的资产,如企业的产品、机器、设备、不动产等。事件是指对资源变动产生影响的经济活动,如付出资源、收到资源、资源价值变化等。参与者是指参与上述事件的人或部门,他们可以是来自企业内部的业务人员或部门,也可以是企业外部的供货商或客户等,这必须根据不同的业务类型来确定。由此推论,凭证的内容要素也应该包括这三种,如凭证类型可以指明经济业务的事件(如付款)、凭证涉及的资源及其价值(如银行存款及其金额)、凭证涉及的参与者(如收款人、经办人)等。对经济业务内容的分析,可以为原始凭证的标准化和原始凭证库的设计提供理论依据,可以统一数据口径,便于数据的归类、存储、加工和利用。
原始凭证的标准化为自动接收数据并加工成会计信息提供了前提。在传统会计方式下,编制会计分录是会计工作的一项重要技术,也是会计流程中的一个重要过程。原始凭证是会计流程的开端和基础,后面所有的流程都要一环扣一环地与原始凭证保持一致。
在手工条件下,为保持这种一致性,就有了账证核对、账账核对、账表核对的会计方法,这些方法在保证会计信息质量的同时却降低了会计效率。目前的会计电算化软件已经可以保证从记账凭证到会计账簿再到会计报表的一致,但从原始凭证到记账凭证这一环节仍是人工完成,换句话说,如何从原始凭证自动加工成会计信息,成为阻碍会计工作效率提高的一大瓶颈。原始凭证的标准化为这一问题的解决提供了契机,计算机可以直接从原始凭证读取数据而不需人工干预,会计流程得以简化,只要保证计算机系统的正常运行,就可以及时、准确地获得会计信息。
原始凭证录入方式的改变不仅能提高会计工作效率,还能拓展信息的使用范围。原始凭证所包含的信息不仅有会计所关注的价值信息,还有数量信息、责任人信息等,所以原始凭证的利用并不只是在会计上,而应为企业管理的各个方面所应用。只是由于传统纸介质载体形式下,受到建账和记账工作量的限制,许多有用的信息因不能进入企业管理信息系统而丢失了。电子原始凭证内容实现自动传递后,改变了用键盘输入凭证的方式,很容易实现凭证全部内容的传递和集中存储,这就可以充分利用原始凭证上的所有经济内容,进行分类、汇总、加工,来满足企业生产经营活动中的各种信息需求。F

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